BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Jobbet
Da vores nuværende kollega går på pension, søger vi en ny chefsekretær til Politik og Strategi, som er en central stabsfunktion i Børn og Unge.
Som chefsekretær i Politik og Strategi får du en nøglefunktion i arbejdet med servicering af primært rådmanden og til dels direktøren og du får derudover en bred vifte af administrative opgaver i afdelingen. Jobbeskrivelsen omhandler bl.a. følgende opgaver:
- Sekretariatsopgaver for rådmand og direktør i Børn og Unge i form af bl.a. kalenderstyring og forberedelse af mødematerialer
- Udarbejdelse af dagsordener til møder i forvaltningsledelsen
- Håndtering af borgerhenvendelser, aktindsigter og øvrige henvendelser til forvaltningen
- Nøgleperson ift. diverse IT-fagsystemer som fx FirstAgenda (dagsordenssystem ift. forvaltningsledelsen) og Edoc (dokumentjournaliseringssystem)
- Diverse sagsbehandlingsopgaver og ad-hoc opgaver
Hvem er du?
Du er typen der er serviceorienteret og arbejder struktureret samt har et godt overblik. Du skal være god til at planlægge og tilrettelægge din opgaveløsning, så du er på forkant, og så skal du være god til at samle trådene i forhold til koordinering og forberedelse af mødeaktiviteter mv. Din skriftlige kommunikation skal være præcis og af høj kvalitet. Du skal være udadvendt idet du får en bred kontaktflade i forhold til både borgere, politikere, organisationer og fagprofessionelle. På grund af din centrale placering i forvaltningen kommer du ligeledes til at samarbejde med alle afdelinger i forvaltningen, så gode samarbejdsevner er vigtige.
Vi forventer du har en administrativ uddannelsesbaggrund og erfaring fra ansættelse i en politisk styret organisation og gerne fra en tilsvarende stilling. Vi søger dig, der samtidig arbejder for fællesskabet og for et højt fagligt niveau i vores opgaveløsning samt et godt arbejdsmiljø.
Hvem er vi?
I Børn og Unge har vi ansvar for mere end 30.000 børn og unge i alderen 0-16+ år. Du får mere end 7.000 nye kolleger, der hver dag arbejder for børn og unges trivsel, læring, dannelse og udvikling. Vores vision er at ”Vi kan i fællesskab”.
Politik og Strategi er en central stabsfunktion i Børn og Unge. Vores overordnede formål er at være bindeled mellem organisationen og den politik, der præger vores område. Som afdeling varetager vi opgaver inden for sekretariats-, ledelses- og politikerbetjening, projektledelse, HR og organisationsudvikling, arbejdsmiljø, kommunikation, serviceområdet samt juridisk rådgivning og personalejura.
Du vil her blive en del af et team med en sekretærkollega og flere konsulentkolleger, som arbejder med sekretariatsfunktioner for rådmand og direktør, politikerbetjening i form af udarbejdelse af de politiske sager samt analyse-, kvalitets- og evalueringsopgaver mv. Du får reference til sekretariatslederen.
I Politik og Strategi har vi fokus på at have en høj faglighed og levere høj kvalitet. Vi gør en dyd ud af at være proaktive, grundige samt løsnings- og serviceorienterede. Vores interne samarbejde er kendetegnet ved en uformel omgangstone og et arbejdsmiljø, hvor der er fokus på trivsel og udvikling. Arbejdsdagene er spændende og afvekslende og med en bred kontaktflade. Tempoet kan indimellem være højt og hvor det er nødvendigt at arbejde hurtigt og med kort deadline.
Når du søger stillingen
Fortæl gerne om dine erfaringer med politisk og administrativ betjening herunder sekretæropgaver og gerne via konkrete eksempler som relaterer sig til de beskrevne opgaver i stillingsopslaget. Det vil være fint, hvis du samtidig forholder dig til, hvordan du ser, at du kan passe ind i vores organisation og så vil vi også gerne høre, hvordan vi får den bedste kollega ud af dig, hvad der motiverer dig, og hvordan du arbejder bedst.
Vil du vide mere om os?
Har du spørgsmål til stillingen kan du kontakte afdelingschef Pernille Fruergård Simonsen, tlf. 9352 0015 eller sekretariatsleder Ole Thinggaard, tlf. 2520 2810. På grund af sommerferie kan vi først kontaktes fra den 3. august.
Læs mere om Børn og Unge
Du kan læse mere om Børn og Unge på Aalborg.dk.
Ansøgnings- og ansættelsesprocessen
Du sender din ansøgning ved at trykke på knappen "Send ansøgning" og udfylde den formular, som kommer frem. Det er også muligt at vedhæfte bilag som f.eks. ansøgning og CV i begrænset omfang. Sidste ansøgningsfrist er 15. august 2023.
Kandidater der inviteres til samtale, får besked den 18. august 2023. Samtaler afholdes den 23. august. Tiltrædelse forventes at være den 1. oktober 2023 og der vil blive tilrettelagt en overdragelsesproces med den nuværende medarbejder i stillingen.
Løn- og ansættelsesvilkår
Det er en fast stilling på 37 timer om ugen med flexordning. Der er mulighed for hjemmearbejde, men også en forventning om fleksibilitet i forhold til opgaverne. Løn og ansættelsesvilkår sker efter gældende overenskomst. Arbejdsadressen er Godthåbsgade 8, 9400 Nørresundby.
Aalborg Kommune opfordrer alle kvalificerede ansøgere uanset alder, køn, religion, handicap eller etnisk tilhørsforhold til at søge stillingen.
Forud for endelig ansættelse indhentes der straffeattest.
Vores arbejdsplads – kom med på en fantastisk rejse
Som medarbejder i Aalborg Kommune bliver du en del af et stærkt fællesskab, der tæller 16.000 kolleger og som hver dag udvikler sig sammen for at skabe de bedste resultater for borgere, virksomheder og foreninger.
Vores kommune – i rivende udvikling
Aalborg vokser hvert år med flere end 1000 nye indbyggere og takket være et handlekraftigt fællesskab, der gør tingene sammen, er der de sidste årtier blevet skabt tusinder af nye arbejds- og studiepladser samt et rigt kultur- og fritidsliv.
I Aalborg Kommune tror vi på, at mangfoldighed skaber værdi, og vi bruger det potentiale, der ligger i forskelligheden til at løse vores kerneopgave endnu bedre. Vi behandler alle vores medarbejdere ligeværdigt, og opfordrer alle til at søge stillingen – uanset alder, køn, religion, handicap eller etnisk tilhørsforhold.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Aalborg Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
Aalborg Kommune, Godthåbsgade 8, 9400 Nørresundby
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 15-08-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Ved skriftlig henvendelse: https://aalborg.career.emply.com/ad/chefsekretaer-med-fokus-pa-politisk-og-administrativ-betjening-i-born-og-unge/guktm9/da
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5881211